Policy för personuppgiftshantering

Innehållsförteckning

1 Inledning och syfte
2 Tillämpning och revidering
3 Organisation och ansvar
4 Begrepp och förkortningar
5 Personuppgiftsbehandling

1 INLEDNING OCH SYFTE

Syftet med denna policy är att säkerställa att Kastellet Stockholm hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.

2 TILLÄMPNING OCH REVIDERING

Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.
Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Driftsansvarige är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

3 ORGANISATION OCH ANSVAR

Styrelsen har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Styrelsen får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. Styrelsen har delegerat implementering av denna policy till Driftsansvarige och eller Försäljningsansvarige.

Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

4 BEGREPP OCH FÖRKORTNINGAR

Begrepp och Betydelse
Personuppgift:
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad
Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering

5 PERSONUPPGIFTSBEHANDLING

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

Laglighet
Ändamålsbegränsning
Uppgiftsminimering
Korrekthet
Lagringsminimering
Integritet och konfidentialitet

För följande behandlingar gäller särskilt följande:

E-post kommer endast att sparas i ett år om inte innehållet är av sådan art att det måste sparas. Inga Personuppgifter i mejl ska alls lagras.
Kontaktuppgifter i bokningssystemet används i den form att vi skall kunna bedriva vår verksamhet där ömsesidig kontakt sker mellan bokare, kund och projektledare.
Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Bokningsssytemet
Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till Ägarna, Ägarna ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.